Finanzausschuss hat den Jahresabschluss 2014 und die Prüfung des Bauhofs beraten

Die öffentlichen Ausschusssitzungen der Gemeindevertretung finden in der Regel im Sitzungszimmer der Gemeindeverwaltung im oberen Stockwerk statt. Plätze für Zuschauer müssen nicht reserviert werden.

Aus dem nachfolgenden Protokoll:
„Der Bürgermeister äußert in diesem Zusammenhang auch sein Unverständnis darüber, dass bereits vor dem Abschluss der Debatte in den gemeindlichen Gremien, ohne die entsprechende fachkundige Beantwortung derzeitiger einzelner Fragen zum Betrieb des Bauhofes abzuwarten, entsprechend kurzgreifende Urteile über die Leistungsfähigkeit des selben auf der Homepage der FWG auftauchen.“
Was die FWG veröffentlicht hat, ist ein Zitat aus dem Prüfbericht. Ist es falsch, dass die Feststellungen im Prüfbericht ohne die fachkundigen Antworten der Gemeindegremien abzuwarten erfolgten?

Aus dem Protokoll der öffentlichen Sitzung des
Haupt- und Finanzausschusses vom 16.08.2017
im Sitzungszimmer der Gemeinde Wehretal, in Reichensachsen
Beginn: 19.30 Uhr
Ende: 21.00 Uhr

T A G E S O R D N U N G:

  1. Beratung und Beschlussfassung über den von der Revision des Werra-Meißner-Kreises geprüften Jahresabschluss der Gemeinde Wehretal zum 31.12.2014 und die Entlastung des Gemeindevorstandes gem. § 114 (1) HGO
  2. Beratung und Beschlussfassung zum Schlussbericht „197. Vergleichende Prüfung
    Bauhöfe III“
  3. Verschiedenes

TAGESORDNUNGSPUNKT 1:
Beratung und Beschlussfassung über den von der Revision des Werra-Meißner-Kreises geprüften Jahresabschluss der Gemeinde Wehretal zum 31.12.2014 und die Entlastung des Gemeindevorstandes gem. § 114 (1) HGO

Der Bürgermeister fasst das Ergebnis der Prüfung der Jahresrechnung nochmals kurz zu-sammen.
Nach dem Bericht des Bürgermeisters stellt der Vorsitzende des Haupt- und Finanzaus-schusses, Herr Eifler, den Tagesordnungspunkt zur Beratung.
Die Fragen der Mitglieder des Ausschusses werden durch den Bürgermeister und Herrn Becker beantwortet.
Herr Claus fragte, wie der aktuelle Einwohnerstand der Gemeinde sich zum jetzigen Zeit-punkt darstelle. Der Bürgermeister antwortet, dass der Einwohnerstand insgesamt in Wehretal relativ konstant bei 5.050 Einwohnern liege. Allerdings sei zu verzeichnen, dass in den Ortsteilen die Einwohnerzahlen stetig zurückgingen. Erstaunlicherweise sei aber dies nicht mit einem erhöhten Leerstand verbunden. Die Gebäude in den Ortsteilen seien überwiegend bewohnt, allerdings mit erheblich weniger Menschen.
Weiterhin kam die Frage auf, warum die Vorlage des Jahresabschlusses 2014 erst jetzt er-folgt sei. Die verspätete Vorlage der ersten Jahresabschlüsse ist dadurch entstanden, dass die Einführung des doppischen Buchungswesens wesentlich aufwendiger war als zunächst angenommen. Weder das Land noch die Kommunen hatten in 2009 den Umfang der Aus-wirkungen, die der Wechsel zu dem neuen doppischen Buchhaltungssystem mit sich bringt, erwartet. Zwischenzeitlich liegt aber der Jahresabschluss 2015 zur Prüfung bei der Revision des Werra-Meißner-Kreises. Darüber hinaus hat sich die Gemeinde Wehretal gegenüber der Kommunalaufsicht verpflichtet, den Jahresabschluss 2016 bis zum Ende diesen Jahres ebenfalls vorzulegen. Insofern wird eine solch extrem verspätete Vorlage zukünftig wahrscheinlich vermieden werden können. Wann allerdings und ob die gesetzlich vorgegebene Vier-Monats-Frist eingehalten werden kann, ist bei der personellen Situation der Gemeindeverwaltung nicht absehbar.
Herr Preiß fragt an, warum es zu solchen Rückzahlungsansprüchen im Bereich der bau-technischen Prüfung kommt. Der Bürgermeister erläutert hierzu, dass der Fachprüfer der Revision die Schlussrechnungen der entsprechenden Baufirmen streng nach den gesetzli-chen Vorgaben prüft und teilweise andere Auslegungen bzw. strengere Auslegungen für die Abrechnungen zugrunde legt, als dies die Baufirmen tun. Insofern kann es immer wieder zu Differenzen kommen. Dies kann in der Summe aller einzelnen Nachforderungen Bereiche zwischen zwei- und dreitausend Euro betragen.
Herr Claus fragt an, wann denn mit der Einrichtung des erforderlichen Produkthaushaltes bzw. der Darstellung entsprechender Kennzahlen zu rechnen sei. Herr Becker erläutert hierzu, dass auch dieser wesentliche Schritt zum Erreichen des Ziels einer ergebnisorientierten Steuerung der gemeindlichen Wirtschaft durch den hohen Umfang des Umstellungsprozesses hin zum doppischen Rechnungswesen verzögert ist. Nachdem zunächst die Vorgabe hinsichtlich der zeitnahen Aufstellung der Jahresabschlüsse abgearbeitet werden musste, für die die Gemeinde Wehretal nunmehr auf einem guten Wege ist, konnte im nächsten Schritt mit der Umsetzung der Forderung nach einem produktorientierten Haushalt mit der Bildung entsprechender Kennzahlen begonnen werden. Auch hat das Land im Rahmen entsprechender Erlasse zwischenzeitlich die Genehmigung des Haushaltes für das Jahr 2018 unter den Vorbehalt der Aufstellung eines produktorientierten Haushaltes mit der Bildung entsprechender Kennzahlen gestellt. Die Gemeindeverwaltung ist damit beschäftigt, die Struktur für die Bildung eines solchen Haushaltes zu schaffen.
Nachdem alle Fragen und Anmerkungen zum Jahresabschluss 2014 abgehandelt waren, stellt der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses den Mitgliedern folgenden Be-schlussvorschlag vor:
Beschlussvorschlag:
Der Haupt- und Finanzausschuss der Gemeinde Wehretal empfiehlt der Gemeindevertre-tung, den Schlussbericht der Revision des Werra-Meißner-Kreises über die Jahresrechnung der Gemeinde Wehretal zum 31.12.2014 zur Kenntnis zu nehmen und der Jahresrechnung 2014 zuzustimmen. Es wird empfohlen, dem Gemeindevorstand für die Jahresrechnung 2014 Entlastung zu erteilen.
Abstimmungsergebnis: einstimmig

TAGESORDNUNGSPUNKT 2:
Beratung und Beschlussfassung zum Schlussbericht 197. Vergleichende Prüfung „Bauhöfe III“

Der Bürgermeister nimmt zunächst aus Sicht der Verwaltung Stellung zu dem vorgelegten Schlussbericht „197. Vergleichende Prüfung Bauhöfe III“:
Bei der Betrachtung des Schlussberichtes sei es wichtig, den Vergleich zu dem Vorgänger-bericht aus dem Jahre 2007 zu ziehen. Der Prüfzeitraum zog sich über die Jahre 2003 bis 2005 und lag damit noch in Zeiten, in denen die öffentlichen Haushalte nach kameraler Buchführung strukturiert waren. In Kapitel 5.3 Nachschau zur „110. Vergleichenden Prüfung Bauhöfe II“ wird dokumentiert, dass viele Hinweise und Feststellungen bereits im Umstrukturierungsprozess eingeflossen sind. Siehe Empfehlungen E1 bis E9.
Darüber hinaus müsse man bedenken, dass der neue Bericht auch nur den Zeitraum zwischen 2012 und 2015 betrachte. Wesentliche Änderungen im Bereich des Bauhofes, sowohl was den Personalbestand als auch den Fuhrpark betreffen, werden in dem Prüfbe-richt noch nicht oder nicht vollständig berücksichtigt. Bei der Umstrukturierung eines Bauhofes einer Kommune wie Wehretal hin zu einem Dienstleistungsbetrieb mit Regelungs- und Organisationsstrukturen nach dem Neuen Steuerungsmodell handele es sich um einen Prozess, der in vielen Bereichen zu Veränderungen führt, die nur umgesetzt werden können, wenn einerseits die gesetzlichen und tariflichen Voraussetzungen eingehalten werden, andererseits aber auch die personellen Gegebenheiten im Hinblick auf Einsatzmöglichkeiten und Altersstruktur Berücksichtigung finden. Aus diesen Rahmenbedingungen ergibt sich auch der Zeitbedarf, den ein solcher Umstrukturierungsprozess erfordert. Leider spiegele der vorliegende Bericht nur die Jahre wieder, in denen die Prozesse gerade hinsichtlich der personellen Umstrukturierung und der Veränderung des Fuhrparks als auch der gesamten Aufbaustruktur für die Aufgabenverteilung vorbereitet und eingeleitet wurden. Die Ergebnis-se stellen sich in Zahlen aber erst in den Jahren 2015 und folgende dar.
Die Einführung der Doppik in der öffentlichen Verwaltung habe letztlich die Modernisierung der Verwaltung zum Ziel. Das Kernziel sei es eine ergebnisorientierte Verwaltungssteuerung zu erreichen. Ein Blick auf die Entwicklung dieses Prozesses beginnend im Jahre 2009 bis zum heutigen Tage zeige eindeutig, dass die Erwartungen hinsichtlich der Geschwindigkeit der Umsetzung von allen Seiten, sowohl dem Land als auch den Kommunen, viel zu hoch angesetzt waren. Hieraus resultierend mussten die Zielvorgaben für das Erreichen verschiedener Etappenziele immer wieder korrigiert werden (Beispiel: zeitnahe Jahresabschlüsse). Insofern werde auch ein wesentlicher Schritt hin zur ergebnisorientierten Steuerung, nämlich die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung, erst für das Jahr 2018 von Seiten der Kommunalaufsicht gefordert. Ob diese Vorgabe von allen Kommunen praktisch umgesetzt werden kann, darf bezweifelt werden.
Die Umsetzung der Kosten- und Leistungsrechnung sei aber Voraussetzung für transparentes Verwaltungshandeln und um die Entscheidungen der Politik tatsächlich am Ergebnis ausrichten zu können.
Insgesamt enthalte der Bericht der überörtlichen Prüfung sicherlich noch einige Punkte, die in Zukunft für den Bauhof der Gemeinde Wehretal umzusetzen sind, er sollte aber nicht nur als kritisches Prüfwerk betrachtet werden, dass allein die Offenlegung von Fehlern zum Ziel hat. Vielmehr könne er als Hilfestellung und Anregung von unabhängiger Stelle auch positive Wirkungen entfalten.
Nach der Stellungnahme des Bürgermeisters gibt der Vorsitzende des Haupt- und Finanz-ausschusses die Debatte zum Tagesordnungspunkt 2 frei.
Herr Claus fragt an, inwiefern die Hinweise hinsichtlich der Einführung einer Arbeitsplanung für den Bauhof zwischenzeitlich umgesetzt sind. Der Bürgermeister schildert den Arbeitsablauf auf dem Bauhof und verweist darauf, dass zwischenzeitlich ein dokumentiertes Auftragswesen mit entsprechendem Ablaufplan und Kontrollmöglichkeiten eingeführt wurde. Er schildert den genauen Ablauf der Abarbeitung eines solchen Auftrages. Insofern sind die Hinweise und Anregungen des Prüfberichtes bereits umgesetzt. Allerdings muss in diesem Zusammenhang auch darauf hingewiesen werden, dass manche Anregungen aus dem Schlussbericht aus Sicht der Gemeindeverwaltung auf ihre Wirtschaftlichkeit hin geprüft werden müssen. Die Einführung einer entsprechenden Bauhofverwaltungssoftware, wie im Schlussbericht angeregt, scheint aus Sicht der Gemeindeverwaltung dann sinnvoll, wenn die Umsetzung mit im Verhältnis zum Nutzen stehenden Kosten verbunden ist. Deshalb hat man zunächst das Auftragswesen basierend auf dem Versand von PDF-Formularen der Arbeit mit entsprechenden EXCEL-Tabellen einer solchen gesamtheitlichen Software vorgezogen. Darüber hinaus unterscheidet sich ein Auftragswesen auf einem gemeindlichen Bauhof doch wesentlich von vergleichbaren Strukturen im privatwirtschaftlichen Bereich. So habe man es im Bereich des Bauhofes immer wieder mit spontanen Veränderungen der Aufgabenplanung für Tage bzw. Wochen zu tun. Dies liegt darin begründet, dass der Bauhof in erster Linie der Aufgabenerledigung dient und nicht der Gewinnerzielung. Wenn entsprechende unvorher-sehbare Ereignisse, wie witterungsbedingte Veränderungen bzw. Schadensereignisse in gemeindlichen Kindergärten oder anderen Immobilien auftreten, müssen diese abweichend von der langfristigen Arbeitsplanung kurzfristig eingeschoben werden. Insofern ist eine langfristige Planung nur schwer umzusetzen. Der Bürgermeister äußert in diesem Zusammenhang auch sein Unverständnis darüber, dass bereits vor dem Abschluss der Debatte in den gemeindlichen Gremien, ohne die entsprechende fachkundige Beantwortung derzeitiger einzelner Fragen zum Betrieb des Bauhofes abzuwarten, entsprechend kurzgreifende Urteile über die Leistungsfähigkeit des selben auf der Homepage der FWG auftauchen.
Herr Zindler fragt an, welche Bindungswirkung die von der Prüfungsgesellschaft festgestell-ten Hinweise und Anregungen für die Gemeinde Wehretal haben.
Der Bürgermeister erläutert auch hier nochmals, dass der Schlussbericht der überörtlichen Prüfung eine objektive Bewertung des Zustandes eines Bauhofes darstellt und zwar aus einer Sicht von außen auf ein geschlossenes System. Insofern ist die Darstellung sicherlich immer zunächst unter dem Gesichtspunkt der Machbarkeit innerhalb der betroffenen Ge-meinde zu betrachten. Hinweise und Anregungen der überörtlichen Prüfung sind aber nur dann rechtlich bindend, wenn es sich um festgestellte Verstöße gegen geltende rechtliche Regelungen handelt. Eine Umsetzung der Hinweise und Anregungen eins zu eins wird somit nicht zu erwarten sein.
Herr Schlarbaum möchte wissen, warum Arbeitsabläufe vergleichbarer Größe gemeindlicher Bauhöfe nicht tiefer schematisiert werden können. Auch hierzu erklärt der Bürgermeister, dass dies an einer großen Vielfalt der vorliegenden Strukturen der Gemeinden, nicht nur was deren Größe, sondern auch andere Faktoren betrifft, liegt. Die Aufgabengebiete der einzelnen kommunalen Bauhöfe unterscheiden sich in vielen Faktoren, zum Beispiel von dem Betrieb des Friedhofswesens oder der Wasserversorgung oder sie haben aufgrund der Gebietsstruktur extrem große Waldflächen zu betreuen. Allein aus diesen Beispielen heraus lässt sich ableiten, dass eine Schematisierung und damit Vergleichbarkeit einzelner Baube-triebshöfe nur schwer möglich ist.
Herr Dr. Wenzel schlägt vor, den Schlussbericht „197. Vergleichende Prüfung“ auf der Homepage der Gemeinde zur Verfügung zu stellen, damit alle Bürger sich ein entsprechen-des Bild machen können. Der Bürgermeister weist nochmals darauf hin, dass zunächst in den gemeindlichen Gremien eine abschließende Beratung stattfinden sollte, danach steht einer entsprechenden Veröffentlichung des Schlussberichtes nichts im Wege.
Weitere Fragen aus dem Gremium zu einzelnen Anregungen und deren Umsetzung bzw. des geplanten weiteren Vorgehens des Gemeindevorstandes werden vom Bürgermeister entsprechend beantwortet.
Herr Preiß regt an, jeder Fraktion doch ein Papierformular des Schlussberichtes mit seinen Anlagen zur Verfügung zu stellen. Herr Eifler entgegnet hierauf, dass er dafür, aufgrund der Tatsache, dass der Bericht zum Download auf der gemeindlichen Intranet-Seite zur Verfü-gung steht, keine Notwendigkeit sieht.
Herr Claus möchte noch Hintergründe zu der Feststellung erfahren, warum der Kranken-stand auf dem gemeindlichen Bauhof über dem festgestellten Durchschnitt der geprüften Gemeinden liegt. Der Bürgermeister erklärt hierzu, dass bei der Erhebung dieser statisti-schen Werte natürlich Langzeiterkrankungen von einzelnen Mitarbeitern bei einer Größenordnung wie dem gemeindlichen Bauhof andere Auswirkungen haben, als dies bei größeren Strukturen der Fall ist. Darüber hinaus sei es wesentlich schwieriger, solche Ausfälle durch andere auffangende Maßnahmen zu kompensieren. Der Bürgermeister schlägt vor, den Be-richt nunmehr in den Fraktionen der Gemeindevertretung zu beraten. Sollten weitere Informationen von Seiten der Gemeindeverwaltung bzw. Erläuterungen von einzelnen Sachverhalten gewünscht werden, könne er sich auch eine Beratung in einer weiteren Sitzung des Ausschusses vorstellen.
Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses macht folgenden
Beschlussvorschlag:
Der Schlussbericht des Landesrechnungshofes über die 197. Vergleichende Prüfung „Bau-höfe III“ wurde der Gemeindevertretung und den Fraktionen mit allen Anlagen am 08.06.2017 über das Intranet der Gemeinde zur Verfügung gestellt. Der Haupt- und Finanzausschuss der Gemeinde Wehretal empfiehlt der Gemeindevertretung den Schlussbericht des Landesrechnungshofes über die 197. Vergleichende Prüfung „Bauhöfe III“ zur Kenntnis zu nehmen. Der Gemeindevorstand wird beauftragt, die Empfehlungen des Schlussberichtes zu prüfen und deren Umsetzung soweit möglich zu betreiben.
Abstimmungsergebnis: einstimmig

TAGESORDNUNGSPUNKT 3:
Verschiedenes

Herr Claus regt an, die Sitzungen des Haupt- und Finanzausschusses künftig wieder auf 20:00 Uhr zu terminieren, da vorher eine Teilnahme aus beruflichen Gründen immer schwierig sei.
Herr Dr. Wenzel fragt nach dem Sachstand der Entwicklung des Gewerbegebietes, was der Bürgermeister entsprechend beantwortet.
Hinsichtlich einer Anfrage zur Entwicklung eines Leerstandskatasters erläutert Herr Becker den derzeitigen Stand, dass ein solches Leerstandskataster über den Werra-Meißner-Kreis aufgebaut wurde, sodass die einzelnen Kommunen grundsätzlich dort leerstehende Immobilien einstellen können. Bevor eine solche Einstellung vorgenommen werden darf, ist allerdings die Zustimmung des Eigentümers und deren Beteiligung unter Angabe entsprechend erforderlicher Daten notwendig. Die Gemeinde hat sich zwischenzeitlich um solche Zustimmungen bzw. Angaben bemüht. Leider ist allerdings der Rückfluss der geforderten Informationen und Zustimmungen durch die betroffenen Eigentümer nur sehr spärlich vorhanden. Insofern ist eine Umsetzung bzw. aktuelle Darstellung eines Leerstandskatasters für Wehretal nur schwer möglich.

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